« دکتر على اكبر فرهنگى | صفحه اصلی | دروس ترم جدید - مهر 84 »

نامه به دکتر جاسبی در باره مشکل ثبت نام

هر چه پارسال از منظم بودن بودن روند ثبت نام در واحد علوم و تحقیقات تعریف کردیم امسال بر عکس عذابی کشیدیم که نگو و نپرس . تو خود حدیث مفصل بخوان از متن نامه ای که خطاب به دکتر جاسبی نوشته ام»»»

جناب آقای دکتر جاسبی
ریاست محترم دانشگاه آزاد اسلامی
ریاست محترم دانشگاه آزاد اسلامی واحد علوم و تحقیقات

موضوع : اشتباه اداری در واحد علوم و تحقیقات

با سلام و تحیات

احتراما به استحضار می رساند اینجانب حمید ضیایی پرور دانشجوی دکترای تخصصی علوم ارتباطات واحد علوم و تحقیقات ورودی بهمن 1383 به شماره دانشجویی 83855569 طبق اعلام دانشگاه در تاریخ 7/6/84 جهت ثبت نام ترم جدید به دانشکده مراجعه کردم و پس از گرفتن فرم انتخاب واحد و مراجعه به واحد امور مالی متوجه شدم که مبلغ 9765000 ریال بدهکاری بابت ترم مهر 83 در کارنامه مالی ام منظور شده است . این در حالی است که بنده دانشجوی ورودی بهمن 83 بوده و در ترم مهر 83 اصلا دانشجو نبوده ام.( مدارک و مستندات پیوست است )

بعد از تحقیق متوجه شدم که برای هر 5 دانشجوی همکلاسی من که ورودی بهمن هستند همین مشکل وجود دارد جالب اینکه قادر به تفهیم این موضوع به هیچ یک از مسوولان نبودیم و لذا از ثبت نام ما علی رغم واریز وجوه ثبت نام به حساب بانکی ( حدود 2 میلیون تومان ) ممانعت به عمل آمد. حتی برای یکی از دانشجویان به نام حاجی محمد احمدی که عضو هیات علمی دانشگاه آزاد اسلامی هم هست نوشته شده بود : « در آستانه اخراج » !

من شخصا به منظور پیدا کردن ریشه مشکل و انعکاس آن به جنابعالی ، شروع به پیگیری کردم و این مراحل را طی یک روز اداری از ساعت 9 تا 30/15 طی کردم :
1- آموزش دانشکده علوم انسانی شماره دو – اتاق 402
2- آموزش دانشکده علوم انسانی شماره دو – اتاق 401
3- امور مالی دانشکده علوم انسانی شماره دو – اتاق 212
4- امور رایانه دانشکده علوم انسانی شماره دو
5- آموزش دانشکده علوم انسانی شماره دو – اتاق 402
6- امور مالی دانشکده علوم انسانی شماره یک – حسن زاده – 3 مرتبه
7- امور مالی دانشکده علوم انسانی شماره دو – پاشایی
8- امور مالی دانشکده علوم انسانی – شماره یک – چوزگان
9- ارجاع به آموزش دانشکده – مرتضایی
10- ارجاع به امور مالی دانشکده شماره یک – علوی
11- ارجاع به آموزش دانشکده – مرتضایی –سعیدی
12- مذاکره با آقای فتحی – آموزش دانشکده
13- نامه درخواست به دکتر بدری فر رییس دانشکده
14- پاراف برای فتحی
15- مراجعه به فتحی
16- تهیه مینوت نامه – (سعیدی )
17- ارسال برای تایپ
18- امضاء نامه توسط دکتر بدری فر
19- دبیر خانه آموزش دانشکده جهت ثبت و صدور
20- ارجاع به دکتر نوابخش ، معاون آموزشی دانشکده
21- ارجاع به دکتر تهرانیان – مدیر کل آموزش
22- پاراف برای بخش ثبت نام- کریم زاده
23- پاراف برای غفاری همکار کریم زاده
24- نوشتن مینوت نامه خطاب به دکتر حمدی
25- پاراف مینوت نامه توسط دکتر تهرانیان
26- تایپ نامه – پس از نیم ساعت
27- مراجعه به دفتر دکتر تهرانیان
28- ارجاع به دفتر دکتر نوابخش
29- اصلاح سمت دکتر حمدی و ارجاع به دبیرخانه برای تایپ مجدد
30- مراجعه به دفتر دکتر نوابخش
31- به علت جلسه پس از 20 دقیقه ارجاع به دکتر تهرانیان
32- ارجاع به بخش ثبت نام – آقای ناظمی
33- ارجاع به دبیر خانه – طبقه همکف
34- ارجاع به دبیر خانه – اتاق 202
35- ارجاع به دبیر خانه اتاق تفکیک 203
36- به علت خرابی دستگاه کپی – ارجاع به بخش فتوکپی
37- دستگاه فتوکپی این بخش نیز خراب بود و مسوول آن در حال تعمیر- 20 دقیقه معطلی
38- ارجاع به دفتر دکتر حمدی
39- برگشت نامه به علت اشتباه تایپی ( درج دانشکده صنایع غذایی به جای دانشکده علوم انسانی )
40- مراجعه به دبیر خانه جهت دریافت مینوت نامه
41- مراجعه به دکتر حمدی – هنوز جلسه تمام نشده بود
42- مراعه به دکتر تهرانیان و تذکر اشتباه
43- بازخواست غفاری
44- مراجعه به دفتر دکتر حمدی
45- ارجاع به چوزگان و هماهنگی تلفنی
46- ارجاع به کریم زاده
47- کریم زاده رفته به بیمارستان
48- پاراف توسط حسن زاده
49- ارجاع به میر پاشا- امور مالی دانشکده
50- مراجعه به دانشکده و تمام شده ساعت کار پرسنل

ملاحظه می فرمایید که به علت یک اشتباه ( اعمال شهریه ترم مهر83 به جای بهمن 83 ) این سیکل اداری طی شد و آخر هم به نتیجه نرسیدیم. در واقع در این فرایند بازهم اشتباهات مکرر دیگری رخ داد که ما را به نقطه اول بازگرداند .

اشتباهات محرز دانشگاه عبارتند از :

1- محاسبه اشتباهی شهریه ثابت ترم مهر83 درحالی که ما ورودی بهمن 83 هستیم ( نامه مرکز آزمون و دانشکده پیوست است )
2- عدم اقدام دانشکده و امور مالی و آموزش برای اصلاح اشتباه طی 6 ماه گذشته
3- عدم ثبت نام 5 دانشجوی دکترا به خاطر اشتباه اداری مذکور ( در حالی که می شد از آنها ثبت نام به عمل می آمد و بعدا طی نامه نگاری میان دانشکده و امور مالی مورد را اصلاح می کردند )
4- پیچیده بودن سیکل اداری دانشگاه به طوری که در یک روز شلوغ کاری یک دانشجو مجبور به طی یک فرایند 50 مرحله ای می شود
5- خرابی 2 دستگاه فتوکپی دانشگاه ( اتاق بایگانی و اتاق فتوکپی در پیک کاری ثبت نام )
6- اشتباه واحد آموزش در ذکر عنوان دانشکده ( دانشکده صنایع عذایی به جای دانشکده علوم انسانی و اجتماعی )

پیشنهادات :

1- در تمام اسناد دانشجویی ( فرم ثبت نام ، کارنامه مالی ، کارنامه آموزشی ، فرم امتحانات ، مدراک فارغ التحصیلی و غیره ) علاوه بر شماره دانشجویی که دو عدد اول آن معرف سال ورود دانشجو است ، دقیقا قید شود ورودی مهر یا بهمن .
2- طبق بخشنامه ای به واحدها اعلام شود که اگر به هر دلیلی دانشجو مدعی اشتباه در کارنامه مالی خود است چنانچه دانشجوی ترم آخر نیست از او ثبت نام به عمل آید تا مشکل مربوطه در خلال ترم که فرصت بیشتری برای دانشجو کارکنان دانشگاه وجود دارد حل شود
3- مرخصی ، ماموریت ، جلسه و عدم حضور در محل کار برای تمام پرسنل و مدیران دست اندرکار ثبت نام منع شود
4- بوروکراسی معمول در نامه نگاری میان معاونتهای یک دانشکده یا دانشگاه به حداقل کاهش یابد ( برای مثال حذف یکی از 3 دبیر خانه برای ثبت نامه ها- {واحد ثبت نام(ناظمی ) طبقه همکف –اتاق203 و 204}
5- ساعات کار در روزهای ثبت نام تا ساعت 17 ادامه یابد

در پایان لازم می دانم از زحمات دکتر تهرانیان مدیرکل محترم آموزش که در تمام این روز در محل کار خود حضور داشته و صمیمانه با دانشجویان همکاری کرده و مشکل آنها را رفع می کردند تشکر کنم ایشان چندین مرتبه شخصا با خروج از اتاق کار خود و حضور در اتاقهای ثبت نام و بخش های دیگر، پرسنل تحت امر خود را به فعالیت بیشتر و رفع مشکل دانشجویان فرا خوانده و به آنها تذکر می دادند .

یک نکته دیگر نیز حسن دقت تمام نیروهای دانشگاه را نشان می داد : تعطیل محل کار راس ساعت 5/12 تا 13 جهت ناهارو نماز و تعطیلی محل کار راس ساعت 15 نه یک دقیقه کم نه یک دقیقه زیاد .

با تشکر
حمید ضیایی پرور
دانشجوی دکترای تخصصی علوم ارتباطات
ورودی بهمن 1383

نظرخواهی